ワークスペースを離れることなく、署名のために文書を送信します
PDF を準備し、受信者を追加し、署名フィールドを配置し、安全な署名リンクを送信し、すべてのステータス変更を同じ Figena 組織ワークスペースに添付します。
運用チーム向けの完全な署名フロー
Figena に既に存在するワークフローを中心に構築されています: ドキュメントの準備、ルーティングされた受信者、内部受信トレイ、公開署名リンク、完了したファイル、イベント履歴。
PDF ドキュメントのセットアップ
署名ワークスペースを通じてソース PDF をアップロードし、封筒に名前を付け、メッセージを設定し、下書きを送信ドキュメントとは別に保管します。
受信者とルーティング
内部ワークスペース メンバーまたは外部受信者を追加し、署名者、承認者、または CC ロールを割り当て、ルーティング順序を制御します。
フィールドの配置
署名、タイプされた署名、イニシャル、フルネーム、日付、電子メール、テキスト、およびチェックボックスフィールドを PDF 上に直接配置します。
安全な送信アクション
ステータス バッジが表示されたままの状態で、1 つのダッシュボードからドキュメントの送信、再送信、通知、キャンセル、ダウンロードを行うことができます。
署名者の受信箱
内部受信者は、自分の受信トレイから、要アクション、待機中、完了、拒否、期限切れ、およびキャンセルの状態でアクションを実行できます。
出来事と証拠
ワークフローが完了したら、ドキュメント イベント、署名済みフィールドの送信、完了タイムスタンプ、および完成した PDF を表示します。
実際のドキュメントのライフサイクルに基づいて設計
電子署名は、分離されたアップロードおよび送信ツールの代わりに、実用的な署名システムをオペレーターに提供します。すべてのエンベロープは、受信者、フィールド、ステータス、ダウンロード、およびイベント履歴に接続されたままになります。
PDF を署名可能な封筒に変換する
ソース PDF から開始して、メッセージの詳細と有効期限を追加し、ドキュメントが送信される前に適切な受信者用のフィールドを配置します。
送信前の下書き
管理者は、ドキュメントがまだ下書きであるときに、タイトル、メッセージ、有効期限、受信者、およびフィールドを編集できます。
フィールドレベルの制御
必須フィールドは、サイズと受信者の所有権とともにページごとに配置されるため、署名者は入力する必要がある内容を正確に確認できます。
作業を内部および外部の署名者にルーティングする
受信者は、ワークスペースのメンバーまたは外部連絡先になります。役割とルーティング順序は、署名者、承認者、コピーのみが必要なユーザーを区別するのに役立ちます。
内部受信箱
ワークスペースのメンバーは、アクションが必要な作業と待機中および完了したドキュメントを区別する受信ボックス ビューを取得します。
パブリックアクセス
外部受信者は、トークンベースのアクセスとパブリック リクエスト制限によって裏付けられた安全なパブリック署名リンクを使用します。
受信者に焦点を絞った完了画面を提供する
署名ビューには、必須フィールドの横にソース PDF が表示されます。受信者は、署名を描画または入力したり、値を入力したり、送信したり、理由を付けて拒否したりできます。
フィールドの検証
送信フローは、割り当てられた各フィールドの値を収集し、受信者とドキュメントのステータスを更新します。
クリア状態の処理
完了、拒否、キャンセル、期限切れ、待機状態が署名エクスペリエンスに直接表示されます。
署名された結果と操作の証跡を一緒に保管します
署名が完了すると、チームは完成した文書をダウンロードし、封筒に添付されているイベント タイムラインを確認できます。
完成した PDF
ダウンロード アクションは、ドキュメントの状態に基づいて、利用可能なソース ファイルまたは完成したファイルを返します。
イベント履歴
送信、表示、署名、拒否、キャンセル、リマインド、ダウンロードなどのドキュメント アクションはイベントとして保存されます。
ドラフトから完成したドキュメントまで
署名ワークフローは明示的であるため、チームはドキュメントがどこにあるか、次に何を行う必要があるかを確認できます。
エンベロープを作成する
PDF をアップロードし、ドキュメントのタイトル、メッセージ、有効期限、受信者を設定します。
フィールドを配置する
必須フィールドを受信者に割り当て、正しい PDF ページに配置します。
送信と追跡
ドキュメントを送信し、受信者のステータス、リマインダー、再送信、受信トレイのアクション状態を監視します。
完了してダウンロード
必要な受信者がすべて完了したら、完成したファイルをダウンロードし、イベントのタイムラインを確認します。
質問と回答
電子署名は外部署名者をサポートしますか?
はい。外部受信者は安全なトークン リンクを通じてパブリック署名フローにアクセスでき、内部メンバーはワークスペースの受信箱を使用できます。
どのようなフィールド タイプがサポートされていますか?
現在の実装では、署名、タイプされた署名、イニシャル、フルネーム、日付、電子メール、テキスト、およびチェックボックスのフィールドがサポートされています。
マネージャーはドキュメントをキャンセルまたは再送信できますか?
はい。ワークスペースは、送信、再送信、通知、キャンセル、ダウンロード、およびフィールド管理アクションをサポートします。
受信者は拒否できますか?
はい。内部署名フローと公開署名フローの両方に、オプションの理由を伴う拒否アクションが含まれています。
イベント履歴はありますか?
はい。ドキュメントは、エンベロープのライフサイクル全体で実行されたアクションのイベント履歴を公開します。
これはスケジュールとは別のものですか?
はい。スケジューリングはチームのシフトと取材範囲を処理します。電子署名は、文書の封筒、受信者、署名フィールド、および完成したファイルを処理します。
ドキュメントの署名を作業と同じワークスペースに取り込む
電子署名は、明確な完了証跡が必要な合意、承認、確認、および運用上の事務処理に使用します。