Envoyez des documents pour signature sans quitter votre espace de travail

Préparez des PDF, ajoutez des destinataires, placez des champs de signature, envoyez des liens de signature sécurisés et conservez chaque changement de statut attaché au même espace de travail de l'organisation Figena.

Un flux de signature complet pour les équipes opérationnelles

Construit autour du flux de travail qui existe déjà dans Figena : préparation des documents, destinataires acheminés, boîtes de réception internes, liens de signature publics, fichiers terminés et historique des événements.

Configuration du document PDF

Téléchargez un PDF source via l'espace de travail de signature, nommez l'enveloppe, définissez le message et séparez les brouillons des documents envoyés.

Destinataires et routage

Ajoutez des membres internes de l'espace de travail ou des destinataires externes, attribuez des rôles de signataire, d'approbateur ou de CC et contrôlez l'ordre de routage.

Placement sur le terrain

Placez les champs de signature, de signature dactylographiée, d'initiales, de nom complet, de date, d'e-mail, de texte et de case à cocher directement sur le PDF.

Actions d'envoi sécurisé

Envoyez, renvoyez, rappelez, annulez et téléchargez des documents à partir d'un seul tableau de bord tandis que les badges d'état restent visibles.

Boîte de réception du signataire

Les destinataires internes peuvent agir depuis leur propre boîte de réception avec les états action requise, en attente, terminé, refusé, expiré et annulé.

Événements et preuves

Affichez les événements du document, les soumissions de champs signées, les horodatages d'achèvement et le PDF terminé une fois le flux de travail terminé.

Conçu autour du cycle de vie réel des documents

La signature électronique offre aux opérateurs un système de signature pratique au lieu d'un outil de téléchargement et d'envoi détaché. Chaque enveloppe reste connectée aux destinataires, aux champs, au statut, aux téléchargements et à l'historique des événements.

Transformez un PDF en enveloppe à signer

Commencez à partir d'un PDF source, ajoutez les détails du message et le délai d'expiration, puis placez les champs pour le bon destinataire avant l'envoi du document.

Brouillon avant envoi

Les responsables peuvent modifier le titre, le message, l'expiration, les destinataires et les champs pendant que le document est encore un brouillon.

Contrôle au niveau du terrain

Les champs obligatoires sont positionnés par page avec les dimensions et la propriété du destinataire, afin que les signataires voient exactement ce qu'ils doivent remplir.

Acheminer le travail vers les signataires internes et externes

Les destinataires peuvent être des membres de l'espace de travail ou des contacts externes. Les rôles et l'ordre de routage permettent de séparer les signataires, les approbateurs et les personnes qui n'ont besoin que d'une copie.

Boîte de réception interne

Les membres de l'espace de travail bénéficient d'une vue de boîte de réception qui sépare le travail requis par l'action des documents en attente et terminés.

Accès public

Les destinataires externes utilisent des liens de signature publics sécurisés soutenus par un accès basé sur des jetons et des limites de requêtes publiques.

Offrez aux destinataires une surface d'achèvement ciblée

La vue de signature affiche le PDF source à côté des champs obligatoires. Les destinataires peuvent dessiner ou taper une signature, remplir des valeurs, soumettre ou refuser avec une raison.

Validation des champs

Le flux de soumission collecte les valeurs pour chaque champ attribué et met à jour le statut du destinataire et du document.

Gestion de l'état clair

Les états terminé, refusé, annulé, expiré et en attente sont affichés directement dans l'expérience de signature.

Conserver ensemble le résultat signé et la piste opérationnelle

Une fois la signature terminée, les équipes peuvent télécharger le document complété et consulter la chronologie de l'événement jointe à l'enveloppe.

PDF terminé

Les actions de téléchargement renvoient la source disponible ou le fichier terminé en fonction de l'état du document.

Historique des événements

Les actions sur les documents telles que l'envoi, la visualisation, la signature, le refus, l'annulation, le rappel et le téléchargement sont conservées en tant qu'événements.

Du brouillon au document terminé

Le flux de travail de signature est explicite, afin que les équipes puissent voir où se trouve un document et ce qui doit se passer ensuite.

Créer l'enveloppe

Téléchargez le PDF, définissez le titre du document, le message, la date d'expiration et les destinataires.

Placer les champs

Attribuez les champs obligatoires aux destinataires et positionnez-les sur la bonne page PDF.

Envoyer et suivre

Envoyez le document, puis surveillez l'état du destinataire, les rappels, les renvois et les états d'action de la boîte de réception.

Compléter et télécharger

Une fois que tous les destinataires requis ont terminé, téléchargez le fichier complété et consultez la chronologie de l'événement.

Questions, réponses

La signature électronique prend-elle en charge les signataires externes ?

Oui. Les destinataires externes peuvent accéder au flux de signature public via des liens de jetons sécurisés, tandis que les membres internes peuvent utiliser la boîte de réception de l'espace de travail.

Quels types de champs sont pris en charge ?

L'implémentation actuelle prend en charge les champs de signature, de signature dactylographiée, d'initiales, de nom complet, de date, d'e-mail, de texte et de case à cocher.

Un gestionnaire peut-il annuler ou renvoyer un document ?

Oui. L'espace de travail prend en charge les actions d'envoi, de renvoi, de rappel, d'annulation, de téléchargement et de gestion des champs.

Les destinataires peuvent-ils refuser ?

Oui. Les flux de signature internes et publics incluent tous deux une action de refus avec un motif facultatif.

Existe-t-il un historique des événements ?

Oui. Les documents exposent l'historique des événements pour les actions effectuées tout au long du cycle de vie de l'enveloppe.

Est-ce distinct de la planification ?

Oui. La planification gère les quarts de travail et la couverture des équipes. La signature électronique gère les enveloppes de documents, les destinataires, les champs de signature et les fichiers terminés.

Apportez la signature du document dans le même espace de travail que le travail

Utilisez la signature électronique pour les accords, les approbations, les accusés de réception et les documents opérationnels qui nécessitent une piste d'achèvement claire.

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